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福州专业的会议会展接待服务商

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福州会议会务 会议接待

您的满意是福州会议网会议组全体员工永远的追求!

1）策划：作为专业的会议代理，我们提供会展会议企划代理，告诉本公司你的想法或者要达到的 目的。我们为你提供可能性方案，出点子，招展企划、会议回执等等。

2）咨询：在此阶段，我们将与委托方进行多方面沟通，并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。

3）考察：如果您认为经过沟通，以及到本公司实地考察后，可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段:

A、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。

B、双方就服务项目服务流程，计划推荐，及服务的价格等内容进行深入细致的探讨，大致明确双方的责任与义务。

C、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。

4）签定协议：这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理，然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任，并签署正式协议。

5）执行协议：双方严格而又人性化的执行协议，本着高度负责的合作理念，将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。 

一：举办会前

1、 与会议主办方洽谈
2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。
4、 确定方案，签订合同，预付定金。

二：会议举办中

1、 会议接待：专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横　幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、 会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。
3、 会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5、 会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
7、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 

三：结束会议后

1、 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。
2、 资料：会议后的资料收集，根据客户的要求制作会议通讯录或花名册。

福州会议会务 会议服务项目

◆代订酒店：按客户的意原在福州及全国各大城市选择酒店，以保障客户及参会代表的利益为准则，争取最优惠的房、餐及相关事项的价格。并根据客户需求最大限度协调安排会议欢迎牌横幅等有关事宜。

◆提供资料：为客户打印报到须知、旅游路线、参会人员的通讯录。

◆设站恭迎：在参会人员报到当天安排专人在机场、码头、车站恭迎参会代表及重要领导。

◆会议服务：、免费按排会议秘书跟踪服务，协助会议组协调与酒店关系，安排与会代表的食宿、印制并负责分发会议有关资料、购制礼品、代订机（车）票及其它事项。

◆会议组织：免费协助会务组完成从开幕到闭幕的整体运作，其提供相关的外语翻译、摄像、文告宣传、礼仪、公关、文秘等服务。

◆会议考察：根据会议主题和会议举办地的特色，制订出最有针对性的考察线路，使参会代表能够在考察之中得到最完善的服务。

◆信息反馈：会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。

福州会议会务 服务内容

一、会前服务
1、根据客户要求，及时准确提供会议场所、酒店、交通、机票、宴会、旅游等信息，在第一时间向客户提供会议策划及费用预算书。
2、客户如需亲临现场考察，我们会派专业人员协助。
3、拟定会议合作的协议条款，在保证客户所需的服务前提下，保护双方的合法权益。
二、  会议期间服务
1、为会议代表的报到，设置签到台，并有专人协助会务组分发资料、办理相关入住手续。
2、会议代表离店前，有专人协助办理离店手续，节省大家的时间，同时为部分延住、晚店的客人办理相关手续。
3、根据客户要求代为安排各种宴会、酒会及各种口味的地方风味。
4、协助办理会议期间重要代表（VIP客人）的迎、送及客房布置等相关工作。
5、协助会务组打字、印刷会议文件、资料等，免除会务组从外地携带资料来杭之不便。
6、为会议准备各种设备、设施，包括横幅、会标的制作，音响设备、数码设备的租赁等。
7、为会议组代为联系翻译，使会议境外代表能得到很好地沟通。
8、为会议代表联系集体照的拍摄。
9、为会务组办理各种资料的邮递及各种物品的运输等。
三、会议后勤
1、为会议代表提供各种车型，用于机场、火车站的接、送。可供车型有：别克、现代、全顺等商务车，有金龙大客及丰田考斯特（中巴）、丰田面包车等。
2、为会议代表办理国际、国内机票及火车、轮船、高速客车的票务。我们有专业的订票队伍、为您会务的圆满成功提供必要的条件。
3、为会议代表安排会后旅游，根据具体要求，为代表们贴身打造个性化的旅游计划。

福州会议会务 福州会议网

福州会议网（www.FZmeeting.com）是福建光大国际旅行社旗下专业从事福州会议会展的策划、组织、接待、商务旅游，会后旅游安排等服务的行业网站，是一家专门致力于为各类型展览、培训会、研讨会、行业会、公司年会、销售会议、机构组织会议、峰会论坛等会展及商务交流活动提供专业服务平台的专业会议会展网站。

    福州会议网自上线以来凭借专业的技能、丰富的经验、对市场敏锐的触觉和对客户需求的了解, 以最前沿的设计理念和高度的敬业精神跻身于具一定实力的会议会展服务网站同业前列。已与各部委、各协会、会议公司、企事业集团等合作，成功策划、接待了各类会议、会展等活动，得到客户的一致好评，并与众多客户建立了良好的长期合作关系。

    我们愿与客户有最大程度的沟通，做到相互了解，达到共识，针对客户的不同预算和需求,策划和设计各式会务接待方案,实行个性化运作, “人性化”服务，用我们的实力和努力来保证方案和项目的顺利实施，使客户更省时、省力、省钱！

    福州会议网多年来专业化和人性化的项目运作模式，博得了业内人士及众多客户的认可和赞誉。持续的创新和历久的诚信是我们成功的基础，也是我们一直所推崇的行业准则。

    福州会议网是由专注于福建会议市场，为来福州举办的会议提供一站式服务的专业会议奖励旅游机构，经过数年的磨练我们逐渐成熟起来并已经在市场上牢牢站住了一席之地。为国内和境外的奖励旅游、商务考察、会议和展览的组织和接待以及国内外培训业务提供专业的服务。

我们将专门委派客户经理定期上门，若有大型活动我们还会成立专门的客户服务组，业务量增大后将成立针对客户的业务服务部，为客户提供一系售前和售后服务，为客户节省人力成本，降低通讯联络等办公成本。财务结算方面我们可以在境内以人民币结算所有境内外费用，帮助客户规避汇率风险，并可在收到委托后垫付定金。

我们的服务流程：

　　 1、接到计划后立即跟客户的作业人员联系，咨询团队详细情况和要求；

　　 2、派专人负责，为企业提供“一站式”服务；

　　 3、根据团队情况和客人要求于4小时内给客户拟订初步行程，请客户确认；

　　 4、接到计划后24小时之内给出初步价格；

　　 5、与客户进行沟通，根据要求调整行程和报价；

　　 6、再次确认后，制定正式的产品和价格；与客户沟通后，确定最终出团计划；

　　 7、要求客户书面确认行程和价格，并将书面确认发给中旅作业人员；

　　 8、在接到客户书面确认后，中旅作业人员按照中旅财务具体要求落实团队证照，签证，机票以及各项境内外接待事宜，并为团队提供针对此次行程的旅行手册；

　　 9、双方经过授权的人员签定出团合同并履行相关财务手续；

　　 10、团队成行后，及时追踪团队情况；

　　 11、团队回国后，中旅按照结算流程办理结帐手续。

　　 12、对客户团队进行回访，征求意见，并收集客户填写的《团队意见表》，以便改进工作和提高服务质量核心服务满足顾客需求、创新服务内容、经营诚实守信、品质凝聚人心。

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