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福州商务会务 做好会务工作必备9大绝招

按照会务工作的流程也讲九个问题，即九个如何做。 
   1、如何制发会议通知？
    这个问题我只提醒一点，通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。 
   2、如何选定会场？   
    主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。  
   3、如何确定会标、回头标和宣传标语？
    会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标语，要紧扣会议主题，富有号召性、鼓动性。  
   4、如何排列席卡？
    主席台的排列。当主席台人数较多时，可设立1排以上的主席台，领导分排就座。市级领导排序总体上按照市委、市人大、市政府、市政协排列（其中市人大、市政协主要领导排在市委副书记后面）。以面向台下来看，当主席台人数为单数时，一号人员居中，二号人员在一号人员左手位置，三号人员在一号人员右手位置，以此类推。当主席台人数为双数时，一号人员在中心点偏右的位置，二号人员在中心点偏左的位置，即一号、二号人员之间的中心点即为主席台的中心点，三号人员在一号人员右手位置，四号人员在二号人员左手位置，以此类推。有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。发言前5分钟，要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。   
   5、如何保证话筒和音响良好？ 
    选择好的话筒。反复查看检修，确保稳定运行。会议开始前10分钟还要最后检查一次话筒，确保使用良好。要准备好应急预案；
   6、如何发奖？  
    将领奖人员安排靠前相对集中就座，便于组织领奖。对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次上台，前后两人距离相等，走到第一排主席台前，先自然转向台下，展示奖品，然后，转向主席台，将奖品交给发奖领导，自然转身，从另一侧离开主席台。 对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数，确定每批上台领奖的人数，要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数，尽量避免一位领导同时颁发一个以上奖项，减少失误的可能。将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印，发到每一位领奖人员手中，让其记住自己走到哪位领导面前领奖。 正式上台领奖前，由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台，走到对应的发奖领导面前后，所有领奖人先转向台下，约停顿5秒钟，然后向后转向主席台，面带微笑从对应的领导手中领奖，领奖后，再次向后转向台下，约停顿8秒钟，展示奖品，让摄影摄像记者摄影摄像。最后，从另一侧回到座位上。
   7、如何签订责任状？  
    将签状人员安排靠前相对集中就座，便于组织签状。准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安排抬签状桌的人员，并要统一服装。礼仪小姐要训练有素。参加签状人员要事先通知，座近要安排座位，留出上下通道，方便行走。签奖时乐曲配套，音量适中。 事前要多次彩排，直到心中有数，有十二分把握。 
   8、如何做好会议的后勤保障（主要是车辆、秩序、电力）？  
    调配会议所需车辆，特别是接送参加会议的市领导的车辆，要座位充足，车内整洁，并准备1台备用车辆。要有工作人员现场服务。安排公安人员维持会场内外秩序，保证车辆停放有序，环境安静。开会之前要检查会场内外，开会时也要关注会场内外，以便及时处置突发情况。准备电力保障车，并有专业人员跟踪服务，确保停电之后立即供电。
   9、如何做好节俭工作？
    遵循必要、简单、方便的原则。一是会场大小适中、设施设备够用，不要过份追求高档豪华。会场距离较近，方便多数人来往。二是场内布置都有必要性，以烘托气氛，不能太复杂、太花哨。三是会议材料要尽量减少。四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通标准间。五是车辆以自接为主，以借为主，尽量不租用。

福州商务会务 会议接待

您的满意是福州会议网会议组全体员工永远的追求!

1）策划：作为专业的会议代理，我们提供会展会议企划代理，告诉本公司你的想法或者要达到的 目的。我们为你提供可能性方案，出点子，招展企划、会议回执等等。

2）咨询：在此阶段，我们将与委托方进行多方面沟通，并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。

3）考察：如果您认为经过沟通，以及到本公司实地考察后，可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段:

A、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。

B、双方就服务项目服务流程，计划推荐，及服务的价格等内容进行深入细致的探讨，大致明确双方的责任与义务。

C、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。

4）签定协议：这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理，然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任，并签署正式协议。

5）执行协议：双方严格而又人性化的执行协议，本着高度负责的合作理念，将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。 

一：举办会前

1、 与会议主办方洽谈
2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。
4、 确定方案，签订合同，预付定金。

二：会议举办中

1、 会议接待：专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横　幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、 会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。
3、 会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5、 会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6、 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
7、 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 

三：结束会议后

1、 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。
2、 资料：会议后的资料收集，根据客户的要求制作会议通讯录或花名册。

福州商务会务 会议设备租用

设备租用：
　　随着中外交往的日益频繁，各种规模的展示会、发布会、交易会、洽谈会、董事会、年会等越来越多。 厦门会议网承接济南及全国各地会议服务、商务考察，并提供价格优惠的各类接送车辆。并确保会务代表的返程车、船、机票。
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       凭借卓越的会议组织能力，丰富的现场操作经验以客户的会议主题、宗旨为依托，为客户造创主题鲜明别具特色的会议现场气氛：新闻发布会、研讨会、技术交流会、巡展、庆典、年会、晚会、室外演出、室内促销等活动提供包括标准展位、背板、特装搭建、气球拱门、气球编织等场景布置的设计、实施。

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