海南泰华旅行社有限公司会议接待流程 _商务会议服务

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>> 会议介绍

一、会前商洽

1、请会议主办方提供会议预案；

2、请会议主办方确定会议时间、参加会议人数、会议住房，以保证参会人员往返机票和会议用房；

3、请会议主办方确定会场设置、会议日程要求；

4、会议娱乐内容、形式、消费标准、地点的确认；

5、会议用餐时间、用餐标准及特殊客人（如少数民族）的确认；

6、双方确定会议考察路线（会议考察路线见附件）；

7、确定会议纪念品及价格；

8、确定新闻媒体报道规模。

二、会议商定

1、我公司为主办方提供会议报价；

2、双方确定会议方案、签定合同、预付定金；

三、会议准备

1、制作会议代表、嘉宾胸牌；

2、订购会议用品、纪念品；

3、制作欢迎参会代表横幅、会场横幅；

4、成立由双方工作人员（4—5人）组成的会务组，组织会议材料；

5、制定会议日程、作息时间表；

6、安置会议设备、办公设备、视频设备、及多媒体、音响设备、灯光设备；

7、邀请有关领导、嘉宾到会参加会议。

四、会议服务

1、机场接站：专人负责机场接站服务；

2、会议接待：酒店悬挂欢迎横幅、欢迎牌、摆放签到台；

3、会议签到：参会人员签到、发放会议材料、饭卡、胸牌、房间钥匙、登记返程机票及时间，询问客人是否有特殊要求，需要特殊安排（如少数民族用餐、住房搭配等）；

4、会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等；

5、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品；

6、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（如少数民族）的安排是否妥当；

6、会议代表合影留念及摄像服务。

五、会后服务
1、结算：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与

客户进行核对并结帐，开具发票；
2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、

花名册和会议摄像资料的制作。

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联系方式

海南泰华旅行社刘大中 0898-66569607 手机13876687099

海南泰华旅行社计调小符 0898-66569638 手机13876956862

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