无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:
1、需要做些什么?
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2、谁来筹划会议?
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
3、会议筹划者的职责:
作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
(1)、
善于与人共事
(2)、
善于注意小节
(3)、
善于解决问题
(4)、
善于与人协商
(5)、
能够管理会议财务事宜
(6)、
熟悉酒店运作
(7)、
能够安排恰到好处的菜单
(8)、
能够熟练操作电脑
(9)、
能够熟练地与视听服务公司打交道
(10)、能妥善接待贵宾和外国客人
(11)、熟知各种礼仪
(12)、行事果断、执着
4、会议筹划者的任务:
(1)、
制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
(2)、
制定会议议程
(3)、
了解可供使用的场所和设施情况
(4)、
选择或提议合适的场所
(5)、
检查并比较各项设施
(6)、
安排交通事宜
(7)、
协调会务工作人员的活动
(8)、
招收、培训会务人员和广告人员
(9)、
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
(10)、确定各项工作的时间安排
(11)、视察选定的场所和设施
(12)、与各有关方面进行接洽(运输公司、
旅行社、视听服务公司)
(13)、确定印刷公司
(14)、安排食品、饮料有关事宜
(15)、讨价还价
(16)、同会议发言人和各位贵宾进行联系
5、主要会议类型:
(1)、
销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
(2)、
年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
(3)、
产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
(4)、
研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
(5)、
专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
(6)、
奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
(7)、
培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
6、会议筹划步骤:
(1)、
目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
(2)、
培训
、
通知
、
教育
、
探讨问题
、
做决策
(3)、
引入新事物或介绍新人员
(4)、
激励、开发、展示、促进与改善、
解决问题
(5)、
讨论如何赢利
#
赢利
7、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
(1)、
预计召开会议的日期;
(2)、
会议预计召开几天;
(3)、
打算在什麽地方召开会议;
(4)、
会议形式或程序是什麽;
(5)、
需要多大的场地;
(6)、
以前开过这样的会议吗?结果如何;
(7)、
将有多少人到会;
(8)、
会议预算是多少;
(9)、
与会者对费用开支很在意吗?
(10)、打算选用什麽级别的酒店和设施;
(11)、打算选用最高级的房间标准是什麽;
(12)、谁来制作会议邀请函;
(13)、会议需要向与会者打印相关资料吗?
(14)、会议的发言人有哪些?
(15)、会议需要什麽样的视听设备;
(16)、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
(17)、与会者可以携带家属吗?
(18)、打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
(19)、由谁来承担这些活动的费用。