一、‍住宿费用

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。值得注意的是住宿费里面有些价格是自费的，譬如客房内的长途通讯、洗换、酒水、一次性换洗衣物、互联网等。会议主办方应明确酒店是否撤销所有消费项目。

二、会议室费用（具体可细分为）

1、会议场地租金：

一般场地的租赁已经包含某些常用设施，如笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔等，但一些非常正规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
  

2、会议设施租赁费用：

主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
  

3、会场布置费用：

如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，比如会场鲜花布置，可以与专业的会议服务商协商。

4、其他支持费用：

这些支持通常包括印刷、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

三、交通费用可以细分为：
   (1)、出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路等
   (2)、会议期间交通费用：主要是会务地交通费用。
   (3)、返程交通：包括航班、铁路、公路、及住宿地至机场、车站、交通费用。

四、餐饮费用（ 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的）。
（1）早餐：通常都是含在房费里，一般忽略不计

（2）中餐及午餐

         中餐及晚餐属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。

（3）酒水及服务费
 

       餐厅是谢绝主办方自带酒水的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办 会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

五、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办  者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

六、娱乐活动费用

    是否参加文娱活动，如俄罗斯歌舞表演、蒙古族歌舞表演等。

七、其他费用

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。