1.及時與民航問訊處聯係確認航班到達準確時間，安排好接站人員及接站車輛。

2.隨時與接站人員聯係，提前安排好房間及鑰匙。

3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現（單男單女），如出現此情況盡量說服客人包房，並及時通知會議主辦方。

4.會議報到當天應及時與接站人員和會議主辦方溝通落實，及時將用餐人數通知酒店，以便酒店備餐，避免出現會議代表用不上餐的情況。

5.會議代表抵達酒店後應先請代表簽到、然後交費、發放會議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機票//是否參加二次旅遊）；會議接待人員要求在最短的時間內讓客人入住房間。

6.收費時如遇有客人要求優惠或減免費用時應盡量說明情況，及時與會議主辦方聯係，經與會議主辦方商量決定同意後，按會議主辦方意見執行。

7.會議報到過程中應及時與會議主辦方和接站人員聯係，確認最後抵達人數，及時向酒店增加或減少房間數量，避免造成不必要的麻煩。

8.報道結束後將所有收款現金清點清楚後交旅行社或會議主辦方保管。

9.報道結束後，應及時準確地向會議主辦方通報抵達人數、交費情況、考察人員情況。

10.報道結束後，及時將會議期間每日用餐人數通知酒店，遇有臨時性的用餐人數減少或增加，應提前4-5小時通知餐廳。每次用餐後會議服務人員必須與酒店服務人員核對用餐人數，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認可。在會議代表用餐時應隨時向會議代表了解菜品質量及口味，以便及時與酒店協商調整。

11.會議期間如遇客人提前退房或正常退房，應及時在第一時間通知酒店總台和銷售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會議服務人員必須與總台核對當日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認可。

12.報道結束後，當晚應立即將考察人數、線路、客人的返程情況及時通報計調，以便安排用車、導遊及預定團隊火車票及機票。

13.在會議期間訂票時應事先了解清楚機票及車票發售情況後，報知客人，由客人自行選擇或根據考察情況推薦相應航班、；車次，特殊旅遊招待線路的報價應事先谘詢後方可報價。預訂機票時應向客人說明現在正處旅遊接待旺季折扣會隨時有變化，須提早確認。預訂火車票時應向客人說明現在正處旅遊旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。

14.接待大型會時，必須在考察前一天以收據號碼編組乘車（或按照會議主辦方意見）編組成車，提前將編組號（乘車號/人員名單/省份詳單/收據號）在客人上車前30分鍾前貼放置於車頭，以便會議儀表按所分配的乘車號乘車，會議代表乘車前交待導遊協助以收據或代表證核實人數上車。

15.會議考察期間，會議接待人員應做好會議代表返住的預定工作，並將返住的接站情況及時通知旅行社計調部，避免耽誤會議代表行程。

16.會議考察期間，會議接待人員每天早上發團時必須與導遊清點清楚當日考察人數並與會議主辦方核實，向導遊交待告知特殊旅遊遊客考察安排，以便導遊在考察過程中合理安排時間，避免耽誤會議代表行程。

17.會議結束前一天，應將所有會議表格填寫完畢（不得塗改），與會議主辦方結算 時，應備齊所有的消費帳單和登記表格結算。（屬於會議主辦方付款分別為：房費、餐費、會議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學習資料的打印費、通訊錄打印費、會議代表的文化用品、考察費等）。

18.會議考察結束前一天，會議接待人員應提早根據會議代表返程票預定情況安排人員及車輛做好會議代表的送站工作。

19.會議結束後會議接待人員必須及時將本次會議資料、表格整理存檔，上報會議備用金。

20.與酒店確認最終消費金額通知旅行社結賬。