不同星级不同特色
1.通过对举办会议的初步了解，结合以往经验，我社为您推荐最合适的酒店、会址，并相应提供该酒店的详细资料，包括：星级标准、拥有的房间类型及数量、门市价格、可提供的会议场地的数量、会场名称、面积、可提供哪几种场形、有哪些会议设备可提供及其相应的租金。 
2.会议报到期间，提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

3.给会议重要领导住房送鲜花、水果。

3.协助会务组布置会场、绿化，为会议提供席位卡、会议提示牌、水牌等。

4.根据实际的用餐、用房情况，在会议期间提供会务人员部分优惠房。

5.会议召开期间及时的叫早、叫醒服务使与会代表安心休息。

6.与会代表离店前，有专人协助办理离店手续，节省大家时间，同时为部分延住、晚离店的代表办理相应手续。
酒店预定 ：
　　(二)住宿程序：
一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：
1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由主办单位的住宿组人员负责。


　　(三)预定会议住宿的方式：
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。 

　　订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 

　　这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。 

　　另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。 

　　住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：
1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。 

　　一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。 

　　如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

　　特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：
1．特别预订多少房间，什么类别和房价。
2．预订的作业程序。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 

　　在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

　　工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。 

　　一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。 

　　最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。 

　　(四)住宿表格的内容：
住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。 

　　虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：
1．主办单位名称。
2．会议名称。
3．会议日期。
4．会议地点。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。
10．注明项目：
(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11．注明订金支付。
12．注明有关取消和更改处理方法。
13．注明什么时候由谁寄发确认函。
14．注明接受或不接受电话询问和预订。
15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房：一个人住，一张床。
(2)二人房：两个人住，一张床。
 

　　(五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。 

　　场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。 

　　确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。 

　　经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。 


　　自行成立住宿委员会：以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此?有几个因素：全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。