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会议安排标准程序
1. 目的
对会务工作程序进行规范，确保会议召开高质量、高效率。
2. 适用范围
2.1 适用于由市委办公厅承办的各种会议。
2.2 国家和省有相关规定的从之。
3. 职责
3.1 由办公厅负责会务工作的处室承办会务工作。
3.2 有关处室负责做好配合工作。
3.3 党代表大会和党代表会议等重大会议，可根据需要成立大会秘书处（会务组）负责会务工作。
4. 会议种类
a 全市性的大型会议，主要包括：党代表大会、党代表会议、市委全委会、市委工作会议等；
b 各种类型的专题会议，主要包括：工作会议、总结会、报告会、表彰会、座谈会、调度会、汇报会等；
c 特殊类型会议，主要包括：市委常委会、党政联席会、四套班子联席会等；
d 会议形式分类，除通常会议形式外，还包括现场会、电视电话（视频）会和广播电视会等。
5. 工作程序
5.1 接受会议指令。
负责会务工作的处室在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。
5.2 会议方案制定。
根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、交警、供电、卫生防疫、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其他特殊要求。
5.3 会议方案审批。
将拟订的会议方案报主管领导审定。
5.4 会前筹备。
5.4.1 会议通知。
a 重要的会议应发书面通知。口头通知的，应拟定简明扼要的通知稿进行通知；
b 通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期、注意事项、联系电话等；
c 通知范围：参会市领导、其他参会人员、列席人员以及相关单位；
d 通知下发后，应掌握人员出席、请假情况并及时向领导汇报。
5.4.2 会议文件准备。
由相关单位负责会议文件的准备，会务承办处室应做好协调催促工作。对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：
a 会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等；
b 会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等；
c 会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。
5.4.3 会场布置。
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。
5.4.3.1 会场的装饰
a 党代表大会和党代表会，背景处布置党徽和红旗；
b 主席台的装饰。根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉；
c 会场前景装饰。根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。
5.4.3.2 会场座次排列。
a 主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中间两人以左为上，然后依次排列。如领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见办；
b 标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在与会人员出席证（入场券）上注明座次等方法；
c 党代表大会和党代表会议等重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。
5.4.3.3 其他要求。
a 会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项；
b 会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。
c 座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐；
d 会场内音响、话筒、灯具等设备应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应付突发情况。
5.4.3.4 特殊要求。
a 根据会议需要配备倒计时设备；
b 对召开的电视电话（视频）会，提前与有关单位联系，安排好会场及有关技术保障工作；
c 对表彰类会议，可根据需要安排礼仪人员、乐队等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥；
d 党代表大会和党代表会议等，根据需要可安排工作人员宣读文件；
e 市委常委会、党政联席会、四套班子联席会的会议室准备，按照《会议室管理标准》中的有关要求，做好准备工作；
f 对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知；
g 涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
5.4.4 住宿、就餐安排。
a 住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方法，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实；
b 就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求，督促餐厅、防疫部门落实。
5.4.5 会议用品准备。提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所需物品的名称和数量详细列出。主要包括：
a 制作证牌。包括：座位牌、主席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等；
b 印制会务册。内容包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车号等；
c 特殊会议。如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
5.4.6 会议车辆安排。明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
5.4.7 交通疏导工作。根据会议需要，协调交通管理部门做好交通疏导工作。
5.4.8 信访安全保卫工作。由会务人员协调信访、公安部门制订、落实预案。
5.4.9 新闻报道工作。根据会议需要，与新闻单位联系会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
5.4.10 消防、供电工作。根据会议需要，协调消防、供电部门，确保会议顺利进行，必要时配备备用电源。
5.4.11 医疗、防疫工作。根据会议需要，与医院和防疫部门联系，制订应急预案。
5.4.12 会议参观点勘察。对会议安排有参观内容的，应提前到参观点进行现场勘察，全面掌握情况，确定合理的行车路线。
5.4.13 会议经费编制。根据会议需要，编制会议经费，报送有关领导和部门。
5.5 会前检查。
会议召开前，由厅领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。
5.6 会议报道。
会务工作人员应至少提前30分钟到会场负责签到。
5.6.1 会议签到。要求与会人员本人签到。报道完毕后，应汇总情况，向会议主持人报告。会务工作人员在会前5分钟，应对没有到会人员进行催促。
5.6.2 领取文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证、房证、餐证等。
5.6.3 会议报到后需要召开预备会的，组织参会人员或参会代表召开预备会，布置会议相关工作。
5.6.4 会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
5.6.5 宣布会议纪律。开会时要关闭手机、BP机或使其静音，进入会场不准吸烟，不准随意走动、不准交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
5.6.6 市委常委会、党政联席会、四套班子联席会等会议，有候会人员的，应安排候会人员在候会室等候，确保会议衔接紧密、有序。
5.7 会中服务。
5.7.1 会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
5.7.2 会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
5.7.3 会议期间应安排专人值班，搞好会中服务。
5.7.4 党代表大会、全委会等会议，根据需要安排有关人员做好会议简报和讨论记录工作。
5.7.5 市委常委会、党政联席会、四套班子联席会等重要会议的记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。会务服务具体按《中共邯郸市委常委会议服务规范》和《会议室管理标准》执行。
5.8 会后工作。
5.8.1 会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。
5.8.2 收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
5.8.3 市委常委会、党政联席会、四套班子联席会等会议结束后，应及时整理出会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。
5.8.4 会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
5.8.5 督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。
5.8.6 会议经费结算。由负责会务处室与会议有关服务单位进行经费结算。
5.8.7 会务工作总结。会议结束后，负责会务处室应对会议组织过程进行总结。
6.监督
按照《标准化管理检查考核控制程序》执行。
7. 相关文件
7.1《中共邯郸市委常委会议服务规范》。
7.2《会议室管理标准》。
7.3《公务活动礼仪标准》。
8.记录
8.1《会议方案》。
8.2《会议通知》。
8.3《领导出席表》。
8.4《签到表》。
8.5《会议总结》。
8.6《会议室使用登记簿》。
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