任何一场大型会议活动，其会议管理都可分为五大步骤：会前准备、会议开始、会议进行，会议总结以及跟踪执行。常言道，会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一场大型的会议活动，前期的会议策划是关键。
    所谓会议策划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在控制会议风险的基础上，使会议效果最佳。要想会议开得好，风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比如：
    1、会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。
    2、会议开始：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。
    3、会议进行：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。
    4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。
    5、跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。
    会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。
    不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等，都非常重要。
    日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下：
    活动主题：
    主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动
    副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式
    横 幅： 了百姓心愿 圆人类梦想
    关爱时时有 援助处处在
    为天下家庭减轻负担 让天下百姓快乐健康
    活动宗旨：
    为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。
    活动目的：
    让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。
    活动目标：
    1、参会人数：200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想）。
    2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。
    3、塑造形象：以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。
    4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。
    为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如：