在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：

	报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；
	报价房应是后选名单中较好的一个；
	对报价方拟订的合同条款基本接受。
	亲临现场实地考察。

 

对于亲临现场进行考察应注意以下五点：

	会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；
	只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；
	不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属同行；
	想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；
	考虑另一家酒店作为“备选”

会议预算：

交通费用： 出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

会议室/会议厅的费用：

会议场地租金—通常场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式。同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

会场布置费用—如果不是特殊要求，通常此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、娱乐保健、运输与仓储、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉而且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

餐饮费用：

早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）

中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可以提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常还包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主要，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容

视听设备：

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按天计算。
·设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。
·音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理演员及节目·通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。其他—点心、水果及调制色酒。

杂费费用：