某某公司或某某旅行社：

根据贵公司要求，我社为贵公司此次会议设计了如下会议方案，若有何疑问，请及时与我社联系再做，具体协商。

一、会议日程安排

*月*日：机场接机，报到入住酒店

我社派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，安排参会人员报到，安排参会人员入住，酒店休息。

*月*日～*月*日：会议召开

安排参会人员前往会议场地参加会议，我社派专人协助会务组做好会议中各方面的协调工作，以及各种突发事件的处理。

*月*日～*月*日：会议旅游考察，结束会议

优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作和离开呼伦贝尔的票务、接送工作。

二、 整体会务服务：

1、会议整体策划、设计。

2、全程会议操作、跟踪。

3、会后总结、会后整体安排。

三、服务流程：

（一）会议前准备

1、实际考察

会议召开前一月，贵公司派考察人员至呼伦贝尔具体景点景区，我社派专人陪同，考察团实地考察，我社提供推荐的会场、入住酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考察过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商敲定，会议最终方案。

2、会场布置

会议如开前一周内，贵公司派会务组至呼伦贝尔具体景点景区，我社派专人配合，会务组与会场提供方，就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前一天，将会场按会议要求安排布置妥当。

3、会议设施

在会议召开前，我社按照贵公司的要求，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：平面立体AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台卡、笔记本电脑、激光打印机、复印机、传真机、装订机专业桁架（平面、立体）、特装搭（舞台、背景板、展台）、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及普通对讲机。

4、参会人员报到

参会人员到达之前，我社配合会务组安排布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。

5、会议召开

我社派专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。

6、票务信息提供

及时准确提供机票、火车票信息。

（二）会中服务

1、提供专业外语翻译、摄像，礼仪公关和文秘服务。

2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发，分房、展台规划及会场布置等工作）。

3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。

4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务，（如：打印、复印会议相应资料、提供房间鲜花、水果、摄影等），代办会展用品的航空、铁路搬运和呼伦贝尔土特产及会议礼品。

（三）会后总结：

1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。

2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。

四、附录

（一）酒店信息（二）旅游线路（三）景区信息（四）会议餐饮（五）会议用车（六）具体报价（七）票务信息（八）会议所在城市的注意事项

附录：（一）酒店信息

对会议使用酒店进行大概介绍。图片。

酒店客房：对酒店会议用房进行介绍。图片。

会议厅：对酒店会议场所进行介绍。图片。

酒店餐厅：对会议的就餐餐厅进行介绍。图片。

附录：（二）旅游线路

按照会后实际情况，为参会人员设计制作的具体旅游线路。

附录：（三）景区信息

对旅游线路和会议所在城市的景点景区进行介绍，并附图片。

附录（四）会议餐饮

为会议设计各种适合的用餐标准。

附录（五）会议用车

对会议提供各类不同档次的车型。

附录（六）具体报价

会议用房具体价格（标间、单间、各类套房）

会议厅具体情况（会议厅尺寸、面积、附带免费项目）及价格

会议使用设备价格（如：投影仪等）

会议用车价格（提供各类车型的价格〈单位：元/辆/天〉）

会议用餐具体标准（自助餐、中餐、特色餐、早餐并附具体标准和菜单）

附录（七）票务信息：

会议召开城市至参会人员所在各个城市的具体航班及火车信息。

附录（八）会议所在城市的注意事项：

将会议召开城市应注意的事项进行说明（会议召开时间段的天气情况、当地风俗、民族禁忌等）。