客房

根据与会者的情况，预订相应数量的单人房、双人房，同时还需注意VIP客房的需求，对于策划者来说，住宿是不太好管理的工作，主要是与会者常常会因故改变计划，往往造成酒店客房不够住或产生房损的情况，给会议造成不必要的麻烦和损失；因此需要定时的与酒店沟通预报订房数量，最大限度地降低损失风险；

餐饮

一般而言餐饮的形式有：自助餐、围桌餐；类别有：中式、西式、清真系列，统一安排餐饮对控制会议成本非常重要，自助餐：一般可发餐劵控制，提前指定用餐标准和菜谱，适合于中型以上的会议；围桌餐：比较复杂，特别是大型的会议，需要考虑开餐的时间、人数、就餐证、同桌者的安排、特殊饮食习惯、酒水种类等；会议期间还需注意餐厅用具的卫生情况以免发生与会者的健康事故；另外会场茶歇可配备曲奇、巧克力饼、小蛋糕、独立小包装的小吃糖果以及健康饮料等。

交通

会议的交通涉及的环节，出发地至会议举办地的交通，包括航班、铁路、公路、客轮以及目的地的机场、车站、码头至会议酒店的交通；会议期间的交通，包括酒店、会场、用餐地点的交通，会后考察以及其他与会者的交通；欢送及返程交通，包括航班、铁路、公路、客轮至机场、车站、港口的交通；