温馨提示
海南泰华旅行社有限公司会议接待流程:
一、会前商洽
1、请会议主办方提供会议预案;
2、请会议主办方确定会议时间、参加会议人数、会议住房,以保证参会人员往返机票和会议用房;
3、请会议主办方确定会场设置、会议日程要求;
4、会议娱乐内容、形式、消费标准、地点的确认;
5、会议用餐时间、用餐标准及特殊客人(如少数民族)的确认;
6、双方确定会议考察路线(会议考察路线见附件);
7、确定会议纪念品及价格;
8、确定新闻媒体报道规模。
二、会议商定
1、我公司为主办方提供会议报价;
2、双方确定会议方案、签定合同、预付定金;
三、会议准备
1、制作会议代表、嘉宾胸牌;
2、订购会议用品、纪念品;
3、制作欢迎参会代表横幅、会场横幅;
4、成立由双方工作人员(4—5人)组成的会务组,组织会议材料;
5、制定会议日程、作息时间表;
6、安置会议设备、办公设备、视频设备、及多媒体、音响设备、灯光设备;
7、邀请有关领导、嘉宾到会参加会议。
四、会议服务
1、机场接站:专人负责机场接站服务;
2、会议接待:酒店悬挂欢迎横幅、欢迎牌、摆放签到台;
3、会议签到:参会人员签到、发放会议材料、饭卡、胸牌、房间钥匙、登记返程机票及时间,询问客人是否有特殊要求,需要特殊安排(如少数民族用餐、住房搭配等);
4、会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等;
5、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品;
6、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(如少数民族)的安排是否妥当;
6、会议代表合影留念及摄像服务。
五、会后服务
1、结算:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与
客户进行核对并结帐,开具发票;
2:资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、
花名册和会议摄像资料的制作。
海南泰华旅行社有限公司
海南泰华旅行社有限公司会议接待方案:
一、严格按照与会议主办方确定的会议接待流程和签定的合同布置会议的各项内容。
二、海南泰华旅行社会议组织机构;
总 负 责 人:总经理负责会议接待的全面的指挥工作、组织召开筹备会议;
会务组负责人:副总经理
组员:会议主办方人员(二人)、公司员工(七人)
负责组织会议资料、发放会议通知、会场布置、会议接待礼仪、邀请嘉宾、联系媒体,会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。
接待组负责人:副总经理
组员:公司员工八人、导游(根据需要安排人数)。
负责组织会议机场接站、签到、登记、票务、用餐、住宿、娱乐项目、会议用车、会务考察、会议用品和纪念品购买、结算;会后岛外旅游推介。
会议服务要求:
1、 全体会议组织工作人员必须统一着装,男着职业西装系领带,女着职业装内穿白衬衣,礼仪小姐着礼仪装。
2、 全体工作人员服务中彬彬有礼、落落大方、微笑服务。
3、 客人到达酒店前全体工作人员按照部署进入工作岗位,做到有条不紊、热情周到。
4、 会议工作人员不许对客人说“不”,客人提出要求要及时解决,如不能及时解决要马上报告本组负责人或总负责人。
5、 时刻牢记:客人的平安、顺利、开心、是我们最大的心愿;客人的信任是我们最大的期待;客人的满意是我们最大的收获。
海南泰华旅行社有限公司
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