会前的策划和研究工作

会前的策划和研究工作时间：2008-4-3 9:34:27 　　来源：本站原创 　点击:19
       最初的策划和研究阶段是会议成功的基本阶段。它是各种活动的重要组成部分。在这一阶段所出现的任何失误或轻视，在以后都难于弥补。因而需要慎之又慎，在一开始，就要做到：你作为策划者，要有一定的自主权。你对预算的控制程序如何？一个建议是：从战略上加以思考，并索要你认为可以不要的更多自主权。一个会议组织者必须核实高层人员（或者某个委员会）的茶憩时间和对点心的选择，并永远是一个精打细算的人。

      最初的策划阶段，也是必须制定会议的广泛目标的时候。会议的目标因活动的不同而有所不同。例如，对于公司销售的会议，其主要目标可能是展示新产品，引进一种新的奖励机制，论功行赏、鼓励他们达到更高的目标，抑或通知他们重新划分销售区域。美国玫瑰养植协会（众所周知已经不存在！）的年度大会的主要目标，就是交流玫瑰的新品种或展示新型农药的效用，以及习题地吸引观众，谋取利润。Fisher(1998)援引了一次FMCG（快速变动的消费品）会议所设定目标的盒子：

      ＊ 讲座未来的战略；
      ＊ 促进与会人员相互认识；
      ＊ 通过该集团的大的方向；
      ＊ 交流可共享的和令人难忘的经验

      这时还要考虑这个会议是在公司内召开（利用某组织自己的人力资源和设施），还是在外边找地方，由专业会议组织者（PCO）承办。PCO可以承办会议的全部管理工作。如果决定承包给一家PCO来承办，一般要准备一个“招标”文献，上面要尽可能地提供更多的信息，以便让受委托的PCO能够做出举办这次活动的详细的提案。在招标文献中，不仅要给出本章后面“寻找和选择会议地点”一节中所列出的各种信息，还要说明：
             ＊ 目标观众和怎样找到他们；
             ＊ 可能的最终参加人数；
             ＊ 怎样确认演讲人（即，是采取邀请还是采取提交论文的方式），演讲人的数量和简介（好专家的研究工作概况或这些人目前正在参与的工作项目）；
            ＊ 打印资料和会议中所使用的外国语种的数量；
            ＊ 所需要的赞助的水准和性质；
            ＊ 会议同时是还展览；
            ＊ 与会人中的消费能力；
            ＊ 该活动的历史情况；
           ＊ 邀请了多少家PCO公司提供服务。
     上面的条款主要针对的是全国性的或国际性的协会和科学会议，不适用于公司类会议。
     如果决定找一家PCO承办这次会议，那么，在选择PCO时一定要分外耐心。在许多国家，仍然存在着这样的情况，即无须经过正式的培训、无须有上岗的资格和从业经验，任何人都可以经营PCO业务（有关该产业还不成熟的进一步的情况）。如果选择的是一家没有经验或者工作效率很差的PCO，显而易见会给客户、与会代表和会议地点造成不良的影响，从而使他们的声誉受损，而他们自己却没有过错。建议列出一个简表，只考虑那些是专业协会的会员和已经为实践证明具有承办能力（和已被其他满意客户明确证明了的）的PCO专业团体，例如IAPCO和ABPCO，都能为其会员提供专业水平的证明。