1. 接到由会议主办方发来的会议通知后，应与会议主办单位确认会议的报到日期，会议名称，会议用水牌和布标，到会的大致人数，使用会议室的日期和会议室摆设方式，会务组老师（或者工作人员）到达日期，确定航班和车次，会务组的具体会议要求等（最好由我方主动询问会议主办单位，包括的内容：到会讲课老师的安排和待遇，接送问题，酒店住宿安排，讲课的时间。有关会议安排的细节问题，会后考察的具体行程安排）

2. 预订酒店，包括酒店名称，地理位置，酒店的硬件设施，软件服务，酒店房价，会议厅的价格等，尽量选择交通便利，硬件设施较新的酒店，要实地勘察酒店上述的内容，在确认各方面条件都符合会议接待的要求后，应与酒店提前协商好，由于会议人数不断的变化，应与最终报到人数为准，要留有2---5间机动房做备用。

上述情况落实后，尽快将所选酒店定妥（房间，餐标，会议室价格按天计算，酒店位置，一般三星一下的酒店可免一间会务组用房）落实会议所报到的日期，接站所用的车辆和联系方式（需要根据报到人数安排相应的接站用车）落实会后考察行程的用车，导游，火车票，飞机票，地接社等

3. 在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真方式发至主办方，尤其是将酒店准确的位置和从机场或从火车站出发到达酒店的乘车方式（打的的钱数，乘公共车所需要的钱数等）告知会议主办方，同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4. 准备会议所有相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识，签到登记的表格，文具用品，学习资料袋（包括笔记本，笔，文件袋）预订返程交通所用的表格和车次时刻表，相应的返程交通价目表，会后考察的纪念品（旅游帽，旅游包）座签牌同时，通知会议酒店此次狐疑的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿等

5.     通知酒店，会务工作人员需要提前一天（也可根据到会人员情况而定）进驻酒店并准备会务组用房，同时通知接站的用车和确认司机的联系方式，车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号，同时会议组办方联系告知会务工作人员已经入住酒店，在入住酒店后须将会议的名称和报到地点，乘车方式，酒店联系电话，会务组所在房间通知办公室职守人员；

6.     会议临近报到日，要落实好会议厅，餐厅的楼层位置，会务组准备的房间号，报到台的搭建，横幅水牌的制作，报道程序及工作人员的配置，与酒店的衔接协调工作。

另：会议接待计划书

                 年        号

1.会议举办地点：      

附：会议酒店的地理位置，机场/酒店打的约   元，火车站/酒店打的    元，乘公交车    路，全程一元。

2.会议时间：

3.会议室安排,根据主办方协商，按主办方要求办理（音响，多媒体，鲜花，水果，香烟，茶水）

4.会议保障措施：

A：接站：如提前告知航班，火车车次的客人，安排专业迎宾举客人姓名接站如未告知行程的代表，我公司安排全天候机场。车站举会议牌接站  

接站负责人：          联系人：                 

B：入住：由我公司统一安排报到入住（报到台）

C：会议资料：有报道时统一领取

D：集体照：由会议主办方通知，我公司安排时间

E：会议礼品，证件及通讯录制作：由会议主办方提出要求，我公司负责执行

F：媒体，记者邀请：有会议主办方通知，我公司安排

G：招待酒会，茶憩，点心，饮品及VCD制作：由会议公司安排

H:停车：由我公司与酒店协调解决（费用由我公司支付）

J：返程票务：由报到时会务组统一办理，一般报到时安排2人负责航空机票，现场订购，安排1人负责火车票的预订。

K：会后考察线路：由我公司委托            接待部安排。

线路考察接待方案如下：

（一）会议代表旅游通知

各位代表：

一路辛苦了，欢迎来到乌鲁木齐，现将有关会议考察事项告知如下：

一. 旅游观光

1.会议安排      天（即：    月   日至    月    日开会，    月     日天池游览），加一天接机（即：    月    日报到）；

2.     月    日早可以离开乌市或参加旅游考察，请代表们办理退房手续

3.A线（例如天山天池）早    分在住宿宾馆发车

推荐线路如下：

B线  喀纳斯 或伊犁 在住宿宾馆发车；

二. 安全提示

1.新疆属于少数民族地区，少数民族比较多，所使用的语言也不同，如在购物时遇到问题及时与导游联系，避免发生冲突；

2.新疆8月份属于旅游高峰期，人员繁杂，在外出现观光购物时请各位参会代表注意保管好自己的贵重物品，参加集体活动一律不准私自行动，以免发生意外。

3.在外出观光时记住自己的团队，导游及工作人员，以免掉队；

4.参观游览期间请代表们自觉遵守时间，遵守秩序，以免影响集体行动，请记住自己乘车的车号；

5.新疆早晚温差较大，请及时增减衣物，去天山天池，那拉提和喀纳斯的代表请携带外衣，去吐鲁番的代表请注意防暑，备好遮阳伞，防晒霜等户外用品；

6.吃过葡萄，杏子等水果后，不要马上饮用热水，以免引起肠胃不适；

三.注意事项：

1.开票问题：会议代表报到交费先开“临时收据”同时在会务组领取（发票反馈单）根据自己单位的实际情况填好后，必须在3日之前交会务组，否则会务组将自行决定开票项目，发票一旦正式开出中途不做任何变更，在旅游结束前到会务组凭收据换取正式发票；

2.请代表们注意人身和财产的安全，贵重物品请寄放总台，谨慎购物（在旅游点不准备购物，就不要砍价更不轻易拿、摸东西）不要与不认识的人交谈，交往，以免上当受骗，遵守宾馆各项规定和本地的法律法规

   谨祝：各位代表旅游愉快！

四.会议的费用结算：一般为明细账，例如会务费，学习资料费，住宿，用餐，用车，会议厅，旅游考察等

五.会后服务：会议结束，会议主办方撤出，因事滞留的客人和需要送机的客人由我公司安排，直到离开美丽的新疆为止；

（二）会议考察线路：

会议接接待考察线路参考新疆金桥国际旅行社.魅力新疆旅游网团队旅游线路！

新疆金桥国际旅行社

                          年   月  日