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会议、会展场地

陕西青之旅国际旅行社 | 发布于2009-01-06 16:46:34 | 浏览:
会场管理
会议名称】:2007年**********会议
【会议类别】:开业典礼暨客户洽谈会
【会议级别】:最高级,拟定邀请**部、**省市领导、**主管部门领导;
【会议人数】:200-300人左右
【媒体安排】:因系高规格会议,拟定邀请如下媒体:
省市级电视台、省市级新闻媒体、并对会议进行连续报道并作专题节目。
【会议住宿标准】:
    拟定酒店为*****大酒店
(一)   安排报到接待台,接待人员不少于3人
(二)   酒店显要位置悬挂会议横幅;
(三)   大堂指示牌;
(四)   准备会议嘉宾签到册和签字水笔;
(五)   会务组房间标示;
(六)   会议用房内安排欢迎卡片、礼品和会议流程表的放置;
(七)   领导用房以及房间中需要安排水果;
(八)   是否有其他特殊要求?
(九)   是否需要对房牌押金的处理。
【会议工作人员安排】
根据主办方要求我公司将配备两名专职会务秘书负责会务事宜,一名接待协调员负责酒店、餐厅、会议室、开学典礼、闭幕式、旅游考察等方面的协调和衔接工作。一名负责与会务组的安排和协调。主办方需要安排三个工作人员。
【会议室安排】:
开业典礼会议室:需要可提供200-300人左右的豪华会议室。
会议摆放为“课堂式”。
【会场布置】:
提前一天悬挂会标横幅(大堂水牌)。根据会议的要求准备好幻灯机、投影仪、手提电脑、白板等。
【会议进程安排】:
(一)落实会议发言人并落实邀请到位;
(二)会议主席台人员名单打印、案台位置的具体摆放;
(三)会议主席台人员嘉宾胸牌鲜花
(四)会议需要的视听设备,必须由会议室提供方派遣专人负责;
(五)会场茶水供应或由主办方提供一次性矿泉水等;
(六)会场听众位是否需要放置笔和纸;
(七)会场安排专人引场和退场,安排休息间
【会议用餐】:
会议用餐范围:晚间举行欢迎晚宴标准为150元/人/餐
以上餐标均不包含酒水,因有涉外人员,必须注意饮食习惯和饮食忌讳。
【会议用车标准】:
会议用车范围:公司自备车、丰田面包车、考斯特、金龙大巴、韩国大宇等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车。
【会议接站和用车】:
会议报到当日我们将在机场、车站等设定固定接站台和接站人。根据会议的档次不同可安排两名身着节日盛装、身披授带、仪表端庄的女性司仪,手捧鲜花迎接参会代表,做到全天候配专车接到最后一班机(车次)。
西安机场接站安排专车,时间间隔为2小时(视具体情况而定);
西安火车站安排专车,时间间隔为1小时(视具体情况而定);
西安火车站和汽车站全天无间隔接站;
【会议票务】:
安排专人负责办理,免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票和汽车票。
【旅游考察】:
提供多条考察线路,初步拟定为:
东线常规一日游( 兵马俑、华清池 、秦始皇陵)
西线一日游( 乾陵、永泰 、法门寺)
华山一日游
延安二日游
【会议娱乐】:
会议期间的各项娱乐活动,可根据主办方的实际要求再另行制定。
【会议礼品】:
制作礼品袋、会议礼品标准由会议主办方制定;
【会议翻译工作】:
向与会客户选派优秀国语导游、优秀外语导游、翻译等,根据主办方的要求制定。
【会议资料印刷】:
      由会议主办方指定印刷企业,包括会议会标、胸牌、会议资料、邀请函、会议记录本笔文件袋、会议通讯录、可根据主办单位要求安排全体代表合影。
【会议危机处理小组】:
      根据会议的级别需要成立危机处理小组,处理如培训人员突发疾病、家庭危机、其他个人麻烦等。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件。
小组领导必须由主办方和承办方的主要负责人担任。

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